Is automatisering de sleutel tot kostenbesparingen en de efficiënte manier van werken?

Voor veel bedrijven in de mkb-sector is groei een uitdaging. Hoe zorg je voor efficiëntie en schaalbaarheid zonder onnodige kosten te maken? Automatisering biedt hierbij een krachtige oplossing. Het kan helpen terugkerende taken te verminderen, fouten te voorkomen en, vooral, aanzienlijke kosten te besparen. Maar hoe werkt automatisering voor het mkb in de praktijk, en welke financiële voordelen levert het dan echt op?

In dit artikel bespreken we niet alleen hoe automatisering werkt, maar geven we ook praktische voorbeelden en verkennen we de mogelijke impact op je bedrijfsresultaten.

Wat wordt bedoeld met automatisering in het mkb?

Automatisering houdt in dat bedrijven terugkerende taken – vaak handmatige processen – overdragen aan software of machines. In het mkb kan dit betekenen dat routinetaken zoals facturatie, voorraadbeheer, opstellen van rapportages, het inboeken van gegevens of het updaten en analyseren van klantgegevens, automatisch uitgevoerd worden door systemen of modellen. Hierdoor worden tijdrovende handelingen weggenomen en hebben medewerkers de tijd voor belangrijker werk.

De drempel voor automatisering is de afgelopen jaren sterk verlaagd. Waar vroeger vooral grote bedrijven konden profiteren van dure oplossingen, zijn nu betaalbare en schaalbare systemen en modellen beschikbaar voor het mkb.

Hoe leidt automatisering tot kostenbesparing?

Automatisering biedt veel voordelen, maar één van de grootste redenen voor bedrijven om te automatiseren is toch echt kostenbesparing. Er zijn verschillende manieren waarop automatisering kan helpen om kosten terug te dringen:

Verminderde personeelskosten: Door routinetaken te automatiseren, kunnen medewerkers meer focus leggen op waardevolle werkzaamheden, zoals klantrelaties, sturing o.b.v. data of productontwikkeling. Dit betekent dat bedrijven geen extra personeel hoeven aan te nemen voor bijvoorbeeld administratieve taken. Zo kan een automatiseringsoplossing die het handmatig invoeren van gegevens vervangt, een besparing van wel 30% op personeelskosten opleveren.

Minder fouten, minder kosten: Menselijke fouten in bijvoorbeeld het opstellen van een managementrapportage kan leiden tot dure correcties, verlies van klanten of gemiste inkomsten. Geautomatiseerde rapportages verminderen de foutmarge en stelt jouw bedrijf in staat om o.b.v. de meest recente en correcte data keuzes te maken. Met als doel om te groeien of besparingen  te realiseren.

Efficiënter voorraadbeheer: Bedrijven die fysieke producten beheren, zoals groothandels of productiebedrijven, kunnen profiteren van een geautomatiseerd voorraadbeheer. Dit zorgt voor een nauwkeuriger overzicht van de voorraadniveaus, waardoor bedrijven gemiddeld 20-30% aan opslagkosten kunnen besparen door een overschot aan voorraad te vermijden en productieprocessen te optimaliseren.

Snellere geldstromen door geautomatiseerde facturatie: Automatisering van facturatie kan ervoor zorgen dat facturen direct na levering of het voltooien van een opdracht worden verstuurd, waardoor betalingen gemiddeld 15 dagen sneller binnenkomen dan bij handmatige facturatie. Dit heeft een directe impact op de geldstromen en zorgt ervoor dat bedrijven flexibeler kunnen omgaan met hun kapitaal.

Praktische voorbeelden van automatisering

Om de voordelen van automatisering nog tastbaarder te maken, volgen hier enkele concrete voorbeelden van processen die geautomatiseerd kunnen worden en wat de directe impact daarvan is:

Productoptimalisatie: Door AI in te zetten kunnen feedback en reviews van klanten worden meegenomen in de ontwikkelingen en verbeteringen van een product of dienst. AI schat de toon en inhoud van berichten in en vertaalt dit naar concrete verbeterpunten. Door deze “feature” toe te passen wordt zowel op efficiënte als productoptimalisatie tijd en geld bespaard. Het is en blijft een cliché dat waar is, maar de klant is koning en bepaalt het pad van jouw organisatie.

Klantenservice: AI kan ook worden ingezet voor het afhandelen van klachten, vragen en suggesties van klanten. Denk bijvoorbeeld aan de chatbots die steeds vaker worden ingezet door bedrijven. Dit is een directe besparing op personeelskosten en de huidige technieken zijn prima in staat om te inventariseren wat de klant nodig heeft. Echt pas als er menselijk contact benodigd is, wordt dat ingezet. Bij organisaties is een vermindering van de personeelskosten op de klantenservice van 50% zeer aannemelijk.

Inkoopprocessen: Data-analysetools helpen bedrijven om klantgegevens automatisch te verzamelen en te bekijken, wat nuttige inzichten geeft in het gedrag van klanten. Dit maakt het mogelijk om gerichte marketingcampagnes te voeren, waardoor de effectiviteit met 25-40% kan stijgen. Ook kunnen bedrijven anticiperen op de behoeften van klanten, wat kan leiden tot een omzetstijging van 10-15%. Door beslissingen te baseren op data, verbeteren bedrijven ook hun algehele resultaten.

Documentbeheer: Met geautomatiseerd documentbeheer kunnen bedrijven documenten digitaal opslaan en beheren, waardoor ze veilig en gemakkelijk toegankelijk zijn. Dit kan tot 50-70% tijdswinst opleveren in het beheer van documenten. Automatische versiecontrole helpt fouten en miscommunicatie te voorkomen, terwijl automatisering ervoor zorgt dat bedrijven voldoen aan regels en wetten, wat juridische problemen kan verminderen.

Het belang van automatisering begint steeds groter te worden. Lees hier het artikel van Emerce dat dit ook aanduidt.

Financiële voordelen van automatisering

Hoewel de investeringskosten van automatisering variëren, afhankelijk van de gekozen systemen, modellen en schaal van implementatie, is de terugverdientijd vaak kort. Veel bedrijven zien al binnen een jaar flinke besparingen. Onderstaand worden voorbeelden getoond van wat het effect van automatisering kan zijn in termen van financiële resultaten:

• Gemiddelde kostenbesparing op personeelskosten: 20-40%
• Verhoogde nauwkeurigheid van data (zoals facturatie): 90-95%
• Snellere factuurverwerking en betalingstermijnen: tot 15 dagen sneller
• Besparing op voorraadkosten: 10-30%
• Tijdsbesparing op handmatige processen: 50-80%

Hoe begin je met automatiseren?

Automatiseren kan veel voordelen opleveren, maar het is belangrijk om gestructureerd te werk te gaan. Volg deze stappen om succesvol te starten met automatisering:

1. Identificeer de knelpunten

Begin met het analyseren van je bedrijfsprocessen. Welke taken kosten veel tijd en zijn foutgevoelig? Vaak gaat het om administratieve handelingen. Door deze taken te identificeren, krijg je een duidelijk beeld van waar automatisering de meeste waarde kan bieden.

2. Stel prioriteiten en begin klein

Start met een proces dat relatief eenvoudig te automatiseren is, maar een grote impact kan hebben. Door klein te beginnen, zie je snel resultaten en kun je de automatisering stapsgewijs uitbreiden naar andere delen van het bedrijf.

3. Kies de juiste tools en modellen

Er zijn verschillende tools beschikbaar, van eenvoudige automatiseringstools tot uitgebreide systemen of modellen. Kies een tool die past bij jouw bedrijf en schaalgrootte, en zorg dat deze gemakkelijk te integreren is met je bestaande systemen.

4. Train het team

Een succesvolle automatisering is niet alleen afhankelijk van de technologie, maar ook van de mensen die ermee werken. Zorg ervoor dat je medewerkers goed getraind zijn of worden en begrijpen hoe ze de nieuwe systemen en modellen effectief kunnen gebruiken. Dit helpt niet alleen de overgang soepel te laten verlopen, maar zorgt ook voor betrokkenheid en draagvlak binnen het team.

5. Test en optimaliseer

Begin met het testen van de automatisering op kleine schaal, bijvoorbeeld binnen één afdeling. Evalueer de resultaten en pas de processen aan waar nodig. Zodra je tevreden bent met de resultaten, kun je de automatisering uitbreiden naar andere afdelingen en processen.

De langetermijnvoordelen van automatisering

Automatisering gaat niet alleen over het besparen van tijd en kosten op korte termijn. Het creëert een solide basis voor groei. Bedrijven die automatisering omarmen, kunnen makkelijker opschalen zonder dat de kosten exponentieel toenemen. Bovendien zorgt automatisering voor meer consistentie, betrouwbaarheid, en voorspelbaarheid in je bedrijfsprocessen. Dit geeft je als bedrijf een concurrentievoordeel in een steeds meer datagedreven markt.

Conclusie: Automatisering als essentiële groeistrategie

Voor bedrijven binnen de mkb-sector die willen groeien en concurreren zonder dat de kosten de pan uit rijzen, is automatisering een essentiële strategie. Het vermindert niet alleen handmatige fouten, maar biedt ook duidelijke financiële voordelen. Bedrijven die automatiseren, zien vaak besparingen tot 40% op hun personeelskosten en een aanzienlijke verbetering van de efficiëntie.

Kortom, automatisering is geen luxe meer. Het is een noodzaak voor bedrijven die willen meegroeien met de markt en tegelijkertijd hun kosten willen beheersen. Het is tijd om hier nu  mee te beginnen.

Benieuwd wat binnen jouw organisatie mogelijk is en hoe wij jullie organisatie kunnen ondersteunen bij deze spannende, maar noodzakelijk reis? 

Neem snel contact met ons op voor een gratis datascan!